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[操作系统]钉钉提高企业效力的10个核心问题


企业烦恼一:找人的痛苦

  调查数据显示,在一个规模500人以上的企业中,找到跨部门的陌生员工,需要经过3步,高管,人事,前台。

  复兴集团是上海市最大的民营企业,管理资产超过了3000亿人民币,集团总部有1000多人,而其下属企业规模都能达到数千人,并且遍布在全国全球。

  复星集团IT总监赵沛表示,“对于一个新员工来说,因为集团太大,分布地域太广,他很难找到他需要联系到的人的联系方式。因为不认识,所以需要通过中间人,这种联系既不直接,也非常的费时间。我们真正组建一个团队,从立项开始,到把这些人找齐大概需要一个月到两个月的时间。钉钉帮我们解决最大的问题就是找人,在集团14000多人里,找一个人现在只需要10秒。”

  企业烦恼二:组织会议太费时

  据统计一个企业中高层平均每天开3.5次会,组织一次会议,至少需要2小时17分钟,临时组建30人以上的团队,需要7.3天。

  杭州康帕斯科技有限公司是一家专门从事IT服务供应链相关业务的公司,公司规模在100人左右。杭州康帕斯科技有限公司创始人兼CEO史楠表示:“以前通知行政部门明天几点有个重要的会议,但到了那个时间点,总会有些人没有到场。钉钉电话会议让我们组织会议更方便了。多方通话只需要10秒,我就把8个人都叫到位了,这是至少几倍的效率提升。”

  复星集团技术总监徐昕表示,过去我们组织会议,最快我需要半个小时到1个小时,逐一的去确认大家的时间。现在有了钉钉,这时间就省下来了。

  企业烦恼三:信息迟迟得不到回复

  据统计一个老板平均每天要发11个指令,一个指令传达到部分员工并收到回复需要7个小时。

  番茄房屋创始人兼CEO徐玻吐槽,“对于房地产中介这个行业,政府经常凌晨抛出新的法律法规,这个时候我们就需要快速的反应,重要的事哪怕一个小时都耽误不起,因为一个小时就可能丢掉客户,并且房地产的交易金额又非常大,还很容易引来官司。”

  叶氏兄弟果业是一家水果零售、批发自营店,主要是做中高端水果,有97家门店,员工700人左右,每天运营中心都会根据行情调整水果价格并下发到各门店。叶氏兄弟果业人力资源部经理贾广霞表示:“没用钉钉前,我可能需要一上午的时间去检查各门店,谁收到谁没有收到。”调价不及时,本来应该售罄的水果却因为没调价而滞销而影响营收。有了钉钉,信息传达,效率提升50%以上

  余杭公安正式民警800多人,公共关系科长曾珂表示,在处置一些群体事件警情时,如果大家同时都用对讲机,可能会形成一种不畅通。钉钉作为一个企业第三方即时通讯工具有效缓解了这一问题。

  中公教育集团安徽分校校长王清林表示:“以往我们更换会议室,但学员不知道,我们需要提前一个个给学员打电话确认,你想300多个电话打完需要多少时间?现在有了钉钉,我们把300个学生的号码DING一下,300个学员同时接电话,没有接到的我们这边也能看到,再重复的给他发DING,或者单独跟他沟通,这个问题有效解决了。”

  企业烦恼四:审批流程费时费力费纸

  据统计对于一个员工来说,一个请假或者报销通过批准需要12个小时,那时黄花菜都凉了。对一个老板来说出差一个星期等待审批的纸质文档厚度最高达6.1英寸。

  杭州康帕斯科技有限公司创始人兼CEO史楠表示,以往一个员工请假,很简单的一个事,但往往需要花费半天时间,其中半个小时以上可能去跑流程,万一领导不在,签不了字,假还请不了,上钉钉后,企业每一个审批流程,都会在手机上面显示。领导即使不在办公室,在外出差,看到审批消息,点一个确定,这事也就办了,极大的简化了企业办事流程,提高了效率。

  杭州龙席网路科技发展有限公司人力资源部主管刘熙婷,以前请假,你可能拿着一张请假单子要不停的跑各种签字,有了钉钉之后就再不用跑了。

  企业烦恼五:沟通软件太多心力憔悴

  据统计企业每人平均有4个沟通软件,平均每天在工作时间会接收156条群消息。其中92%竟然都是无效的。而重要邮件会被遗漏的可能性达到35%。

  杭州快驰未使用钉钉前有邮件系统、OA系统、IM内部沟通工具,还有自己开发的内部管理工具与一些小论坛,众多的系统堆砌就会产生众多帐号,不仅账号记不住,而且多个场景来回切换,容易误操作和遗漏信息,非常不方便。

  快货运联合创始人赵干表示:“过多的系统会让员工有很多的账号,而且很多工具并不支持移动端的。有了钉钉后,现在只要一套登录系统,就所有的都能处理了。”

  杭州康帕斯科技有限公司创始人兼CEO史楠就发出感慨:自从有了钉钉,员工报销审批、在线请假、公告和日报等功能都可以在手机上轻松完成。

  相比以前版本,此次钉钉2.0版本衍生出很多更为强大的功能,并被定义为“一个工作方式”。钉钉提供的不仅是沟通、社交功能,而是基于交流去打造高效的协同。钉钉此次宣布推出C-Mail(钉邮)、C-Space(钉盘)、C-OA(钉应用),在邮件、存储和办公系统方面都做了全面升级,针对企业平常工作面临的“痛点”提供了极致体验。

  企业烦恼六:数据安全性很重要

  使用QQ、微信、歪歪等通讯软件的时候,常会有被盗号的情况出现,都是文字昵称沟通,短时间内不容易被发现,这就容易导致信息的泄露。如果恰好碰上上层发布机密信息等情况,损失便会更大。聊天记录也很容易被窃取,聊天时的重要信息的安全性根本无法保障。据统计,通过社交群发消息泄露工作机密的可能性为30%

  余杭公安公共关系科长曾珂表示,公安系统对安全性要求很高,钉钉的澡堂模式下,信息30秒之后就自动焚毁,很大程度上有利于保护办案的信息,即使民警的手机丢失,也不存在案件信息外泄,保密性非常好。

  钉钉2.0版本在信息安全的保护上亮点颇多: 发送信息时,用户可以通过设置企业、团队和个人等不同方式进行消息分层,切实保护发送信息的安全;除了专门设置文件访问权限外,独创的“澡堂模式”更颇为实用。

  企业烦恼七:资料存储共享要与工作流打通

  调查显示,由于存储、上传文件的不便,企业员工每天在翻找海量资料、文件传输、不同部门间文件共享等事情上浪费45分钟以上。

  美克美家是一个线下零售店,在全国一共有70多家的连锁直营店,家具线下零售店的突出问题主要在于店面空间有限,每个店面展示的产品只是美克美家冰山的一角,此前,美克美家店员经常为找缺货的样图四处给其他门店打电话,等找到图,客人也走了。现在使用钉钉的C-Space,可以在线看到其它门店的图片,不用四处电话找人。找其它店面有该款黑色沙发的同事拍照片。

  美克美家杭州分公司的营销总监唐芸对钉钉的评价:“钉钉2.0让我们真正感觉到了随时随地的便利。”

  钉钉2.0提供的C-Space(云盘),具备海量弹性空间,支持多端访问、随时随地共享,借助安全设计,外人无法查看。

  企业烦恼八:产品必须靠谱最怕用一半就挂了

  产品的可靠性持续性也是企业选型时不容忽视的问题,可以想象下,当某企业投入大量时间和人力成本去上马某一款企业即时通讯工具产品,刚使用几个月,该产品却突然宣布停止更新了,不做了,倒闭了,将会是一件非常悲催的事。

  产品可靠性与品牌,实力直接相关,大品牌厂商产品相对来说更有保障。番茄房屋提到:“我们自己也是小公司,所以我们对小公司的弱点是最清楚的,如果让我们自己去选择一个小公司的产品,可能我们会慎重很多。阿里的钉钉来帮助我们,那我们可能会比较开心,源自之前对阿里其它产品使用建立的信任。

  企业烦恼九:互联网时代用户体验至上

  个人即时通讯经过多年的发展,个人用户体验已经达到了非常高的水平,个人用户在使用企业即时通讯产品时,希望获得与个人即时通讯近似的用户体验。企业即时通讯的功能、稳定性,易用性等方面,如果无法达到或者接近个人即时通讯目前的水平,就无法满足用户的需求乃至被放弃。

  信息发送有延迟,电话音质太差,附件总是传送失败,软件操作流程太复杂,界面太难看等问题都是用户体验杀手。阿里多年的TO B经验,双十一高并处理发创世界纪录,无论是经验还是技术实力,都很让人放心。

  企业烦恼十:一分钱要当两分花能少花钱绝不多花

  对很多初创企业而言,成本是一个重要的考虑因素,一分钱恨不得当两分钱花,根本没有空余资源去购买昂贵的内部通讯系统。有一定实力的企业采购也不是容易的事,有企业吐槽企业即时通讯系统采购,便宜的不专业,专业的不便宜。有人会问,如果第三方软件有这么多问题,企业为什么不自己开发一套呢?对于初创企业来说这更不现实,自己开发不仅意味成本更高,而且财力分散后对于企业专注于自己的本职业务也很有影响。

  番茄房屋是家创业中的房产中介小公司,资金有限,没有实力上大型OA系统,最多用免费的一些办公软件系统,但企业级免费软件用户体验差,好一点的软件又不便宜。番茄房屋创始人兼CEO徐玻表示,我们愿意为体验好的软件付费,但软件付费需合理,收费方式必须是对大小公司有不同的区别,而不能一刀切,小公司需要扶持。

  5月26日的钉钉2.0发布会,钉钉负责人无招再次强调钉钉是免费的,与中小企业一起发展。

  结束语

  钉钉自发布上线以来,一直以用户诉求为产品功能主要方向,在经过多个版本层层打磨之后,功能更加完善,使用体验更加流畅。以上老鱼梳理的企业用户最为关注的一些核心问题,在钉钉每个版本的功能更新中都有体现。

  此前,钉钉1.0独创DING消息、澡堂模式、电话会议等功能,不少人将其看作是社交软件的一种,但随着2.0版本的发布,钉钉在企业协同方面的战略逐渐清晰。而这背后,钉钉团队整合了此前旺旺与来往的通讯技术,阿里内部也在使用的云邮、云盘、OA功能,同时这些都部署在阿里云上,并由阿里巴巴安全团队进行安全加密安全防控。