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[ASP.net教程]项目经理必备的11种人际关系技能


项目经理通过项目团队和其他干系人来完成工作。有效的项目经理应在技术、人际关系和概念技能等方面维持均衡,以便正确分析形势并合理应对。本附录将描述一些重要的人际关系技能,包括:

— 领导力;

— 团队建设;

— 激励;

— 沟通;

— 影响力;

— 决策;

— 政治和文化意识;

— 谈判;

— 建立信任;

— 冲突管理;

— 教练技术。

 

虽然项目经理还要用到其他人际关系技能,但合理使用上述技能有助于项目经理高效地管理项目。

 

X3.1 领导力

领导力是指有能力让一个群体为了一个共同的目标而努力,并像一个团队那样去工作。一般地讲,领导力是指通过他人来完成工作的能力。尊重和信任,而非畏惧和顺从,是有效领导力的关键要素。尽管在项目的每个阶段都需要有效的领导力,但在项目的开始阶段特别需要,因为这个阶段的工作重点是与项目参与者沟通愿景,并激励和鼓舞他们取得优秀业绩。

在整个项目中,项目团队的领导者要负责建立和维持愿景、战略与沟通,培育信任和开展团队建设,影响、指导和监督团队工作,以及评估团队和项目的绩效。

 

X3.2 团队建设

团队建设是指帮助一组人围绕共同的目标,彼此之间以及与领导、外部干系人和组织之间协同工作。卓越的领导力和团队建设将形成团队协作。

团队建设活动包括任务(建立目标、定义和协商角色、职责与程序)和过程(为加强沟通、管理冲突、激励和领导而进行的人际关系行为)。要创建良好的团队环境,就需要处理项目团队的问题,并把其作为团队的事情去讨论,而不是指责个人。还可以通过以下做法进一步强化团队建设:获取高级管理层的支持,鼓励团队成员的责任感,引入适当的奖赏、认可和道德规范,建立团队归属感,有效管理冲突,促进团队成员之间的信任和开放式沟通,以及提供有效的领导等。

团队建设在项目前期至关重要,并应该在整个项目期间持续进行。项目环境的变化不可避免。为有效地管理这些变化,需要持续进行团队建设或在团队建设中融入新内容。有效的团队建设将带来互相信任、高质量的信息交流、更好的决策及有效的项目管理。

 

X3.3 激励

项目团队由具有不同背景、期望和个人目标的团队成员组成。项目的全面成功依赖项目团队的责任感,而这又与他们的激励程度直接相关。

项目环境中的激励,需要建立一种氛围,保证既实现项目目标,又针对个人最看重的方面,使团队成员得到最大限度的满足。这些方面包括工作满意度、工作挑战性、成就感、成功与成长、充分的经济回报及成员认为必要和重要的其他奖赏与认可。

 

X3.4 沟通

沟通一直被认为是决定项目成败的最重要原因之一。项目团队内部及项目经理、团队成员与外部干系人之间的有效沟通至关重要。开诚布公地沟通,是达到团队协作和优秀绩效的有效途径。它可以改进项目团队成员之间的关系,建立相互信任。

为实现有效沟通,项目经理应了解其他人的沟通风格、文化差异/规范、关系、个性及整个情境等。对这些因素的了解可促进相互理解,进而实现有效沟通。项目经理应识别各种沟通渠道,了解自己需要提供哪些信息、接收哪些信息,以及使用哪些人际关系技能来与诸多项目干系人进行有效沟通。应该通过团队建设活动来了解团队成员的沟通风格(如直接的、合作的、逻辑性的、探索性的,等等),以便项目经理在规划沟通时合理考虑关系和文化差异。

倾听是沟通的一个重要部分。倾听技术(包括主动和被动)有助于洞察问题所在、谈判与冲突管理策略、决策方法和问题解决方法。

 

X3.5 影响力

影响力是通过分享权力和使用人际关系技能,使他人为了共同目标而相互合作。可根据以下原则来影响团队成员:

—以身作则,始终表现出责任感;

—使决策过程透明;

—灵活使用人际关系技能,根据受众适时调整。

要巧妙并慎重地运用权力,重视长期协作。

 

X3.6 决策

项目经理常用的4种决策方式是:命令、咨询、协商和抛硬币(随机)。影响决策方式的主要因素有4个,即时间限制、信任程度、质量和接受程度。项目经理可单独决策,也可允许项目团队参与决策过程。项目经理和项目团队有时会使用决策模型或过程,如以下所示六阶段模型:

— 问题定义。充分探究、澄清和定义问题;

— 问题解决方案生成。通过头脑风暴延长创意过程,避免过早决策,以便得到多个解决方案;

— 从创意到行动。确定评价标准,权衡备选方案的优缺点,选择最佳方案;

— 方案行动规划。获取关键参与者对方案的认可及承诺,使方案能发挥作用;

— 方案评估规划。进行事后分析与评价,总结经验教训;

— 对结果和过程的评估。评估问题解决的彻底程度或项目目标的达成情况(是前一阶段的延伸)。

 

X3.7 政治和文化意识

在项目环境里,由于项目所涉及的人员往往拥有不同的行为规范、背景和期望,组织中的政治问题是无法避免的。巧妙地运用政治和权力有助于项目经理获得成功。反之,如果忽略或回避项目中的政治问题,并且不恰当地运用权力,则会使项目的管理工作陷入困境。

今天,项目经理身处全球化的环境,很多项目都存在于文化多样性的环境中。理解并利用文化差异,项目管理团队更有可能创建一个互相信任和共赢的氛围。文化差异可以同时表现在个人或集体层面上,并且可同时涉及内部和外部的干系人。管理文化多样性的一个有效途径是,了解不同的团队成员,并编制良好的沟通计划(作为整体项目计划的一个部分)。

行为层面的文化是指那些独立于地理位置、民族传统或所讲语言(通用语言或多种语言)的行为和期望。文化能影响工作速度、决策过程及未经充分规划就采取行动的冲动。在某些组织中,文化可能引发冲突,形成压力,进而影响项目经理和项目团队的绩效。

 

X3.8 谈判

谈判是指与利益相同或相反的人进行会谈以期达成妥协或协议。谈判是项目管理中的一项主要工作,如果做得好就可以提高项目成功的概率。

以下技巧和做法有助于谈判成功:

— 分析形势;

— 区分自己的想要与需要,也要区分对方的想要与需要;

— 关注利益和问题,而非立场;

— 索取多、给予少,但要符合实际;

— 当你做出让步时,要表现得好像你在让出某些有价值的东西,而不是简单放弃;

— 一定要让双方都感觉自己赢了。双赢是最好的谈判风格,但并非总能实现。如果可能,不要让对方在离开时觉得自己被占了便宜;

— 认真倾听,清晰沟通。

 

X3.9 建立信任

在整个项目团队和其他关键干系人之间建立信任的能力,是高效团队领导力的关键组成部分。信任关系到合作、信息共享以及问题的有效解决。没有信任,就很难在参与项目的各干系人之间建立必要的良好关系。信任一旦被破坏,关系就会恶化、人员就会松散、合作就变得更加困难,甚至根本不可能。

以下措施可以帮助项目经理建立信任:

— 采用开放式的、直接的沟通来解决问题;

— 知会所有干系人,尤其是在所履行的承诺存在风险时;

— 花时间与团队直接沟通,询问非假设性问题,充分了解影响团队的情形;

— 直接、清晰地表达自己的需要或期望;

— 不要由于担心出错而隐瞒信息,而要乐于分享信息,即使你可能是错的;

— 接受创新,用直率的方式讨论问题或担忧;

— 超越自身利益看问题;

— 真正关心他人,避免让人觉得你的做法会损害他人利益。

 

X3.10 冲突管理

冲突在项目环境中不可避免。不一致的需求、对资源的竞争、沟通不畅以及其他诸多因素都可能成为冲突的起源。在项目环境中,冲突可能导致项目产生不良结果。但是,如果主动管理,冲突可以帮助团队找到更好的解决方案。项目经理必须能够找到冲突的原因,然后积极地管理冲突,从而最大程度地降低潜在的负面影响。在此基础上,项目团队才能交付更好的方案,从而提高项目成功的概率。

项目经理需要培养技能、积累经验,以便能够根据情形有效地调整自己的冲突管理风格。在项目环境下管理冲突,就需要在所有参与方之间建立基本信任,各方开诚布公地寻求解决冲突的积极方案。为了彻底解决问题,项目经理应该努力促进团队成员采用合作的方法。如果确实无法采用合作的方法,项目经理应该转而采用其他的主动管理方法来处理冲突,例如果断、包容、规避或妥协的方法。

管理冲突是项目经理所面对的重大挑战之一。为了带领团队成功应对冲突,项目经理需要动用其他所有的人际关系技能。

 

X3.11 教练技术

教练技术可以把项目团队的能力和绩效提升到更高的水平。教练技术通过授权和开发,帮助成员认识到自己的潜在能力。使用教练技术,可以帮助团队成员提升现有技能,也可以帮助他们掌握为保证项目成功所必需的新技能。教练技术有多种形式和方法。有时候,可以开展正式或非正式的培训,来提升技术能力或加强团队建设,并促进持续的人际互动。

面对绩效差的情况,也可以使用教练技术,帮助团队成员克服技能缺陷。教练不同于心理辅导。心理辅导关注的是团队成员“不愿做”的情形,而不是“不会做”的情形。如果团队成员由于缺乏技能、知识或经验,而没有实现或满足期望,那么就可以采用教练技术来帮助团队成员提升技能,使他们从“不会做”转化为“会做”。

教练技术是团队中的重要激励手段。随着团队成员技能、能力和自信的提升,他们就更愿意承担具有挑战性或要求严格的任务,团队会因此变得更高效。